Het komt je vast bekend voor: je team werkt keihard richting een première, opening of festival. De druk is hoog, de dagen zijn lang en iedereen doet z’n uiterste best om alles op tijd af te krijgen. Maar tussendoor merk je dat er dingen schuren: de samenwerking tussen afdelingen loopt niet helemaal lekker of bepaalde taken kosten veel meer tijd en leveren minder op dan gedacht. Vaak worden dit soort ervaringen pas ná afloop besproken, als het project al voorbij is. Zonde, want juist tijdens het proces kun je al leren en bijsturen. Daarvoor is er de retrospective; een eenvoudige maar krachtige manier om als team stil te staan bij hoe het werk verloopt en samen te onderzoeken wat beter kan.
Wat is een retrospective?
Een retrospective, ook vaak afgekort tot retro, is een evaluatie van het werkproces door het stellen van drie of vier vragen. Maar, in tegenstelling tot traditionele evaluaties die achteraf plaatsvinden na afronding van een project of samenwerking, is de retro het beste op haar plek midden in het werkproces. Met als doel het verleden te inspecteren, hiervan te leren en deze lessen in te zetten in de nabije toekomst. In plaats van te zeggen; ‘dit was niet goed’, kijk je met een retro naar ‘wat laten we los’. Immers, het zou kunnen dat werkzaamheden op zijn tijd goed hebben gewerkt, maar dat het nu tijd is om hiermee te stoppen.
De retrospective komt in verschillende agile werkvormen voor, de meeste bekende hiervan is het Scrum framework, een manier van werken waarbij je het gesprek over het werk verdeelt in cycli van vier soorten meetings: planning, check-in, inhoudelijke feedback en evaluatie groepsproces (de retro). Meetings nemen hierdoor minder tijd in beslag en zijn vaak efficiënter van aard.
Waarom een retrospective?
Een retrospective brengt lucht en reflectie in de hectiek van de dag. Het geeft ruimte om samen successen te vieren, obstakels te benoemen en verantwoordelijkheid te verdelen. Zo voorkom je dat dezelfde problemen blijven terugkomen, en bouw je stap voor stap aan een organisatie die wendbaar, weerbaar en creatief blijft.
Hoe vaak doe je een retrospective?
Er is geen vaste regel, maar vanuit onze ervaring adviseren wij om het in elk geval op een vaste regelmatige basis te doen, bijvoorbeeld eens per week, twee weken of eens per maand. Je kunt het vast met het team doen, of met meerdere teams tegelijk, bijvoorbeeld met marketing en programmering richting een festival.
Hoe pak je het aan?
Een retrospective is laagdrempelig en kan op verschillende manieren worden vormgegeven. De kern is altijd hetzelfde: je stelt een aantal vragen en verzamelt ieders input. Met dit stappenplan kun jij meteen aan de slag.
Stap 1 – Bepaal wie de sessie gaat leiden, die persoon noemen we de facilitator. De facilitator leidt de groep door de retrospective heen en schrijft zelf niet mee.
Stap 2 -Bepaal welke vragen je gaat stellen. Veelgebruikte werkvormen zijn:
- Love, stop, start, doorgaan
Stel hierbij de vragen: wat vonden we echt fantastisch (love), waarvan is het tijd om ermee te stoppen (stop), waar zouden we mee moeten starten (start) en wat werkt goed en gaan we mee door (doorgaan)?
- 4 L’s (Liked, Learned, Lacked, Longed for)
Wat vonden we leuk, wat hebben geleerd, wat hebben we gemist en wat zouden we willen dat er was?
- Goed en nog beter
Wat ging goed en wat ging er zelfs beter? Deze vorm focust alleen op de positieve punten.
- Sailboat:
Het team is de boot. Bepaal samen: wat was de wind (de drijvende krachten), de ankers (oftewel de obstakels), de rotsen (de risico’s) en waar ligt het eiland (wat zijn de doelen?).
💡 Tip: Google eens op retrospective, kijk naar de beschikbare templates of vraag de scrum-master/ agile coach uit jouw omgeving (geloof ons, op elke buurtbarbecue staat er één) voor tips. Vind de opzet die jij vindt passen bij het team of project.
Stap 3 – Nodig het team uit. Benoem in de uitnodiging alvast dat jullie een retrospective gaan doen.
Stap 4 – Schrijf de eerste vraag op een whiteboard of flipover, zodat deze voor iedereen te lezen is.
Stap 5 – Verzamel de antwoorden. Vraag alle aanwezigen individueel en zonder te overleggen hun antwoorden op te schrijven op drie tot vijf post-its, waarbij op elke post-it slechts één antwoord wordt geschreven.
Stap 6 – Laat iedereen de post-its op het bord plakken en per persoon toelichten. Eventueel kun je afwisselen wanneer iedereen meerdere post-its heeft. Als facilitator kun je de antwoorden groeperen zodat patronen helder worden. Bespreek met elkaar wat dit betekent voor het toekomstige werkproces.
Stap 7 – Herhaal stap 2 t/m 5 voor elke vraag. Zorg ervoor dat de groep zich op één vraag per moment richt. Zorg er ook voor dat je sfeer veilig houdt, de antwoorden zouden moeten gaan over proces en zo min mogelijk individueel op de persoon.
Stap 8 – Rond de retrospective af en maak duidelijke afspraken voor het vervolg van de samenwerking. Eventueel kun je de post-its via een online bord zoals Miro of Canva teruggeven aan het team. Of het whiteboard laten staan, zodat teamleden de gegeven input kunnen nalezen.
Praktische info
🕙 Tijd: 30 minuten tot 1,5 uur
📝Materiaal: Whiteboard of flipover + (herbruikbare, magnetische ) post-its
👥 Groepsgrootte: 2 tot 10 personen (met een ervaren facilitator ook meer)
De retrospective als onderdeel van een grotere transitie
Vanuit Curious Culture (binnenkort TòMò) werken we veelal samen met culturele organisaties, in Nederland en de rest van Europa, die nadenken over transitie in dit tijdperk van digitale middelen. Binnen deze transformatieve trajecten gaan we op MT-, team- of organisatieniveau met elkaar aan de slag met het implementeren van innovatieve manieren van werken die zorgen voor een wendbare organisatie. Een wendbare organisatie is per definitie een weerbare organisatie, omdat zij de mogelijkheid heeft om in te springen op ontwikkelingen in het veld, de maatschappij en politiek. In dit artikel lees je meer over onze visie hierop.
Deze trajecten zijn veelal op maat, maar kenmerken zich vaak door het overbrengen van – wat ons betreft – de twee belangrijkste werkmethoden voor een culturele organisatie van deze tijd: de roadmap en de retrospective. Met dit stappenplan kun je eenvoudig zelf aan de slag. Wil je hierin begeleid worden, wil je graag op een structureler niveau verandering in je organisatie brengen of sta je voor grote vraagstukken waar je wel wat hulp bij kunt gebruiken? Neem dan vrijblijvend contact op via het contactformulier.
