Beter willen samenwerken, grip krijgen op een overvol jaarplan, werkgeluk vergroten en daarmee personeelsdoorloop verkleinen: het zijn uitdagingen waarmee zo’n beetje elke organisatie in elke sector te maken krijgt. De cultuursector verschilt echter van het bedrijfsleven, en heeft daarnaast haar eigen unieke uitdagingen, werkwijzen en doelen. Daarom ontwikkelde Curious Culture samen met Scrum Facilitators een tweedaagse training tot Professional Scrum Master, speciaal voor de cultuursector. We spraken met Ziryan Salayi, eigenaar van Scrum Facilitators, over wat Scrum is en waarom het juist in de culturele sector zo goed kan werken.
De werkwijze Scrum bestaat al sinds de jaren negentig, maar over wat het precies is bestaat nog steeds wel eens onduidelijkheid. Is het een stappenplan dat je kunt volgen om een bepaald doel te halen? Een handige set instructies die je je team kunt geven? Het begrip wordt volgens Ziryan Salayi, mede-oprichter van Scrum Facilitators, nog vaak verkeerd begrepen. “Veel organisaties zien Scrum inderdaad als een stappenplan of methodiek, terwijl het een framework is. Dit is niet alleen semantiek. Een framework geeft je kaders en waarden waarmee teams zélf de beste manier van werken kunnen vinden. Vooral in een complexe omgeving, zoals een culturele organisatie, helpt dat enorm. Je weet vaak niet precies wat de uitkomst zal zijn, maar door in korte stappen richting het doel te werken en alsmaar te leren, creëer je al doende steeds meer waarde, in plaats van dit uit te stellen.”
"Uiteindelijk gaat het om werkplezier, eigenaarschap en autonomie"
Als het geen methode is, hoe leer je het dan? “Wij noemen onszelf niet voor niets Scrum Facilitators en geen Scrum Trainers,” legt Ziryan uit. “Je kunt de theorie natuurlijk gewoon nalezen, online of in een boek. Wat wij belangrijk vinden, is dat je het juist ervaart en de achtergronden van het framework begrijpt. Onze trainingen zijn interactief, met mini-workshops en serious games. We werken zonder tafels, veel op de muur en op de vloer om maximale interactie te bevorderen. Zo leer je door te doen, en kun je het de volgende dag meteen toepassen in je eigen praktijk.”
Een voorbeeld van dat ervarend leren is het empirisch werken, een van de belangrijkste waarden van Scrum. Ziryan legt het uit met een voorbeeld uit zijn eigen bedrijf: “Toen we cursussen gingen geven op ons kantoor moest er een koffiemachine komen, zodat alle cursisten in de pauze één of twee kopjes konden drinken. Ik had uitgebreid onderzoek kunnen doen naar hoeveel kopjes koffie mensen gemiddeld drinken per x minuten tot ik het perfect antwoord dacht te hebben gevonden, maar ik kocht na kort onderzoek één machine die aan de basiseisen voldeed en keek wat er gebeurde. Bij de eerste training bleek op dag één al dat de rij tijdens de pauzes te lang was en bestelden we een tweede, ook omdat de kwaliteit van de koffie wel voldeed. Zo werk je stap voor stap, met observaties en aanpassingen, in plaats van maandenlang plannen maken. Het doel blijft hetzelfde – goede koffie voor iedereen – maar je leert onderweg wat echt nodig is.”
Waarom een speciale Scrum-training voor cultuurorganisaties? “In de cultuursector gebruik je een heel andere taal en heb je andere rollen dan in de tech of het bedrijfsleven,” legt Ziryan uit. “In een IT-omgeving snapt iedereen wat een product owner is. In een theater of museum moet je dat vertalen: wie heeft hier eigenlijk het mandaat om keuzes te maken? Pas als je dat helder hebt, kun je het framework toepassen.”
Linda Thoen van Curious Culture vult aan: “Het verschil zit in de kern van de organisatie. Een bedrijf in de vrije sector kijkt vooral naar omzet. In de cultuursector staat de artistieke missie voorop, vaak binnen de kaders van subsidie. Dat vraagt om een andere toepassing van Scrum. Daarom is het zo waardevol om een training te volgen die specifiek aansluit bij de praktijk van cultuurorganisaties.”
"kom juist de training doen als je het druk hebt"
Veel organisaties in de kunst- en cultuursector worstelen met hoge werkdruk, onder andere door een hoog productietempo, alsmaar veranderende eisen en beperkte middelen. Scrum kan juist dan verlichting bieden, zegt Ziryan. “Of het nu gaat om een IT-bedrijf of een museum, het framework verandert uiteindelijk niet, maar de toepassing wel. Het geeft je hoe dan ook structuur om met elkaar transparant te werken, doelen te stellen en steeds te verbeteren. Uiteindelijk gaat het om werkplezier, eigenaarschap en autonomie. Mensen voelen zich serieuzer genomen en zien sneller resultaat van hun werk. Dat maakt organisaties wendbaarder én leuker om in te werken.”
En wie zou de training moeten volgen? “Het liefst niet iemand die ‘door de baas gestuurd’ wordt,” lacht Ziryan. “Scrum werkt het best als je er zelf nieuwsgierig naar bent. Kom als directie samen met een collega die openstaat voor verandering, zodat je het samen kunt vertalen naar jouw organisatie. Je hoeft niet meteen alles om te gooien. Vaak begint het al met één concreet instrument, zoals een roadmap of een retrospective.”
Het beste moment om een training te volgen is volgens Ziryan als je het er eigenlijk te druk voor hebt: “De neiging is om te wachten tot het rustiger wordt. Maar juist als het druk is, werkt een training het best. Dan heb je concrete vraagstukken die je de volgende dag meteen kunt aanpakken. Of het nu gaat om te veel plannen tegelijk, onduidelijke doelen of eilandjes in je organisatie, Scrum helpt je om weer overzicht en richting te krijgen.”
De Professional Scrum Master-training voor de cultuursector, van Scrum Facilitators in samenwerking met Curious Culture, vindt plaats op 7 en 8 oktober. Klik hier voor meer informatie en om je in te schrijven.
